Como classificar, jogar fora e armazenar todos os seus registros em papel

Mantenha recibos, documentos jurídicos e contas sob controle com essas dicas de organização.

DeNashia BakerAtualizado em 14 de junho de 2021 Cada produto que apresentamos foi selecionado e revisado de forma independente por nossa equipe editorial. Se você fizer uma compra usando os links incluídos, podemos ganhar comissão. Propaganda Salve  Mais bandeja rosa com equipamento e suprimentos de escritório bandeja rosa com equipamento e suprimentos de escritórioCrédito: Kana Okada

Empilhados em gavetas ou amontoados em pilhas, correspondências e documentos podem sobrecarregar rapidamente um espaço de trabalho e sufocar a produtividade. Embora o resto da sua casa possa ser mais fácil de manter em ordem, apostamos que você não dedica o mesmo nível de atenção e pensamento à organização de contas e formulários fotocopiados. Embora possa ser tentador guardar a papelada até precisar da referência de cada peça novamente, você não deve adiar a classificação de suas pilhas de papel por mais um ano. Veja como fazer isso de uma vez por todas, de acordo com um especialista em organização.

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Comece pela porta.

Antes que diferentes documentos comecem a viajar por sua casa, Malaika Lubega - uma organizadora profissional, decoradora de interiores e proprietária de Huza Home Concepts -diz que você pode descobrir se precisa separá-los, jogá-los fora ou armazená-los assim que entrar pela porta da frente. 'Criando uma & apos; zona de soltar & apos; ajuda a evitar a desordem de papel ', diz ela. 'Na minha própria casa, eu uso o que chamo de minha' querida caixa '' para conter, manter e reduzir a desordem de papel. ' Lubega aponta para seu próprio caixote de arquivo de plástico feito por design com tampa ($ 11, target.com ) como um produto para qualquer pessoa usar, já que não há bagunça se ele for acidentalmente derrubado. “Eu designo um dia por semana para classificar esta lixeira, arquivar, rasgar e reciclar tudo o que não vai ficar”, acrescenta ela.

Crie um sistema de classificação.

Uma maneira de auxiliar seu processo de classificação é criando um sistema de arquivamento. Isso não precisa ser complexo. Na verdade, Lubega diz que isso realmente ajudará você a rastrear documentos que precisam de atenção imediata em comparação com aqueles que você só precisa arquivar. Ela recomenda o uso de um organizador de cubo de baixo custo, como o Threshold's Four-Cube Organizer Shelf ( $ 50, target.com ), junto com caixas de arquivo de revistas, como o Project's 62 Metal Magazine Filer ( $ 13, target.com ), e escaninhos de tecido, como os escaninhos de armazenamento Threshold's Cube ( $ 10, target.com ), para manter tudo em ordem. A partir daqui, rotule cada compartimento de revista com base no tipo de papel ou nível de prioridade. Lubega classifica cada um com estes rótulos: contas, a fazer e a arquivar. Começando com as contas, ela diz para classificá-los todos em seus próprios arquivos separados para rastrear cada um que precisa de atenção, como contas de serviços públicos. Coloque a papelada 'a fazer', que pode ser qualquer coisa, desde avisos HOA e opções de refinanciamento a eventos escolares futuros e outros documentos que não precisam de aviso imediato, em uma caixa individual. Então, depois de pagar todas as contas, completar os impostos do ano ou querer guardar projetos memoráveis ​​de um membro da família, coloque tudo em uma lixeira 'para arquivar'.



Armazene para o longo prazo.

Além de seu sistema de classificação, adicione pastas separadas para fácil armazenamento e acesso aos seus documentos mais importantes, como contas de gás, eletricidade e água; papelada para cada um de seus cartões de crédito e bancos; e arquivos relacionados à habitação. “Dentro das pastas, ordene os registros em ordem cronológica (dos mais recentes na frente)”, observa Lubega. 'Isso pode ajudá-lo a rastrear há quanto tempo algo está na pasta, e você pode simplesmente esvaziá-lo do fundo, digitalizar e destruir depois de um ano.'

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Sempre mantenha cópias impressas de sua papelada legal, como certidões de nascimento, passaportes, títulos de propriedade e cartões de previdência social, diz ela. “Podem ser guardados no cofre de um banco ou em casa”, explica Lubega. 'Se estiverem em casa, devem ser mantidos em um cofre à prova d'água e de fogo que possa ser facilmente agarrado e levado em caso de emergência, como um tornado, inundação ou incêndio.' Uma vez que pode ficar completamente e caro substituir esses documentos, ela sugere investir em um baú, como o baú à prova d'água Honeywell Lite ( $ 119,98, lowes.com )

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Jogue fora 'lixo eletrônico'.

Se você receber qualquer 'lixo eletrônico', como panfletos ou anúncios, Lubega diz que eles geralmente podem ser reciclados imediatamente. 'Se for endereçado ao' Residente Atual, ' pode ir! ' ela diz. 'No entanto, se tiver o seu nome e endereço, vale a pena retalhar para fins de segurança.' Outros itens para reciclar? Os cupons são um, especialmente porque muitos podem ser encontrados online.



Torne-se digital.

Depois que os documentos forem arquivados por um determinado período de tempo, você pode digitalizá-los. Você deseja reter contas pagas, extratos bancários e papéis hipotecários por cerca de um ano, enquanto você deseja manter registros médicos ou informações fiscais disponíveis por cinco anos. Passada essa janela de tempo, Lubega diz para digitalizar e manter uma cópia digital deles. “Muitos extratos mensais (como contas, extratos bancários, etc.) têm opções sem papel, permitindo que os clientes acessem e paguem os extratos eletronicamente”, diz Lubega. 'Da mesma forma, muitos médicos & apos; os consultórios (incluindo alguns veterinários) têm portais de pacientes que também guardam registros e declarações médicas com segurança. ' Como você pode acessar esses tipos de extratos e recibos online, poderá mantê-lo organizado em casa sem excesso de papel.

Dica profissional? Ela recomenda registrar senhas em um livro, como o endereço de Internet pessoal e o livro de registro de senhas da Peter Pauper Press ( $ 7,95, amazon.com ), uma vez que há muitos espaços para anotar informações confidenciais e você sempre pode segurar em vez de um dispositivo. “Embora quase todos os serviços sem papel permitam que você pague com cartão de crédito, verifique novamente se há alguma taxa associada ao pagamento via crédito em vez de um saque direto de sua conta corrente”, ela aconselha. 'Este último quase sempre é uma opção gratuita.'

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